Privacybeleid

Algemeen

Welkom bij het privacybeleid van Virtual Routes. Dit beleid is van toepassing op alle projecten en activiteiten van Virtual Routes, waaronder VIRO Learning.

Virtual Routes respecteert uw privacy en zet zich in voor de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leest u hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt (ongeacht vanaf welke locatie u dit doet), en wordt uitgelegd wat uw privacyrechten zijn en hoe de wet u beschermt.

Deze website is niet bedoeld voor kinderen en wij verzamelen niet bewust gegevens over kinderen.

Het is belangrijk dat u dit privacybeleid leest in combinatie met eventuele andere privacybeleidsdocumenten of beleidsdocumenten inzake eerlijke gegevensverwerking die wij in specifieke gevallen verstrekken wanneer wij persoonsgegevens over u verzamelen of verwerken, zodat u volledig op de hoogte bent van hoe en waarom wij uw gegevens gebruiken. Dit privacybeleid vormt een aanvulling op andere kennisgevingen en privacybeleidsdocumenten en is niet bedoeld om deze te vervangen.

Controller

Virtual Routes is de verwerkingsverantwoordelijke en verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens (in dit privacybeleid gezamenlijk aangeduid als „Virtual Routes”, „wij”, „ons” of „onze”).

Onze contactgegevens

Postadres: 72 Ironmonger Row, Londen EC1V 3QR, Verenigd Koninkrijk
E-mail: contact@virtual-routes.org

Neem contact met ons op via de hierboven vermelde contactgegevens als u vragen hebt over dit privacybeleid of onze privacypraktijken, of als u vragen of verzoeken hebt met betrekking tot de uitoefening van uw wettelijke rechten (meer informatie hierover vindt u in het hoofdstuk ‘Uw rechten op het gebied van gegevensbescherming’ van dit beleid).

Het soort persoonsgegevens dat wij verzamelen

Onder persoonsgegevens, of persoonlijke informatie, wordt verstaan: alle informatie over een persoon aan de hand waarvan die persoon kan worden geïdentificeerd. Hieronder vallen geen gegevens waarvan de identiteit is verwijderd (anonieme gegevens).
Wij kunnen de volgende soorten persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, opslaan, verwerken en doorgeven:

Persoonlijke identificatiegegevens, contactgegevens en kenmerken (bijvoorbeeld naam en contactgegevens)

Online identificatiegegevens en technische informatie (zoals IP-adressen, uw inloggegevens, het type en de versie van uw browser, de instelling van de tijdzone en de locatie, en cookiegegevens)

Financiële gegevens (bijvoorbeeld bank- of kaartgegevens)

Gegevens over het dienstverband (bijvoorbeeld huidige en vorige werkgevers)

Onderwijsgegevens (bijvoorbeeld diploma’s en examenresultaten)

Wij verzamelen geen bijzondere categorieën persoonsgegevens over u (hieronder vallen onder meer gegevens over uw ras of etnische afkomst, religieuze of filosofische overtuigingen, seksleven, seksuele geaardheid, politieke opvattingen, lidmaatschap van een vakbond, informatie over uw gezondheid, en genetische en biometrische gegevens). Ook verzamelen wij geen informatie over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.

Hoe wij persoonsgegevens verzamelen

We gebruiken verschillende methoden om gegevens van en over u te verzamelen, onder meer via:

Directe interacties. U kunt ons uw identiteitsgegevens, contactgegevens en financiële gegevens verstrekken door formulieren of aanvragen in te vullen of door met ons te corresponderen via de post, telefoon, e-mail of op een andere manier. Hieronder vallen ook persoonsgegevens die u verstrekt wanneer u:

zich aanmelden voor onze diensten, projecten, regelingen, programma’s of workshops;

je aanmelden voor een online evenement;

maak een account aan op onze website;

abonneer je op onze publicaties;

verzoek om marketingmateriaal naar u te laten sturen;

deelnemen aan een wedstrijd, actie of enquête; of

Geef ons feedback of neem contact met ons op.

Geautomatiseerde technologieën of interacties. Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen wij automatisch technische gegevens over uw apparaat, uw surfgedrag en surfpatronen. Wij verzamelen deze persoonsgegevens door middel van cookies en andere soortgelijke technologieën. Het is ook mogelijk dat wij technische gegevens over u ontvangen als u andere websites bezoekt die gebruikmaken van onze cookies.

Derden of openbaar toegankelijke bronnen. Het is ook mogelijk dat wij persoonsgegevens over u ontvangen van diverse derde partijen en openbare bronnen.

Hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken, waarom wij deze hebben en de rechtsgrondslag

In de onderstaande tabel (Tabel 1) wordt beschreven welke soorten persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze gegevens bewaren en wat de rechtsgrondslag is voor de verwerking van deze gegevens, overeenkomstig de Britse Algemene Verordening Gegevensbescherming (“UK GDPR”). We hebben procedures ingesteld om ervoor te zorgen dat alleen die personen binnen onze organisatie die toegang tot uw gegevens nodig hebben, hiertoe toegang hebben. Een aantal gegevenselementen wordt voor meerdere doeleinden verzameld, zoals uit de onderstaande tabel blijkt.

Wanneer wij gegevens verwerken op basis van het gerechtvaardigd belang, hanteren wij de volgende toets om te bepalen of dit passend is:

De doeltoets – ligt er een gerechtvaardigd belang ten grondslag aan de verwerking?

Noodzakelijkheidstoets – is de verwerking noodzakelijk voor dat doel?

Afwegingstoets – wordt het gerechtvaardigd belang al dan niet overschaduwd door de belangen, rechten of vrijheden van de betrokkene?

We verwerken en delen persoonsgegevens bovendien alleen wanneer de wet dit toestaat en om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Houd er rekening mee dat we uw persoonsgegevens op basis van meer dan één rechtsgrond kunnen verwerken, afhankelijk van het specifieke doel waarvoor we uw gegevens gebruiken.

Soorten gegevensverwerking

Persoonlijke identificatiegegevens, contactgegevens en kenmerken, gegevens over werk en opleiding

Hoe we aan deze gegevens komen: Deze gegevens worden doorgaans door jou als deelnemer aan een van onze projecten verstrekt – bijvoorbeeld wanneer je een account aanmaakt op VIRO Learning.

Waarom we deze gegevens gebruiken: We gebruiken deze gegevens om deze projecten uit te voeren – bijvoorbeeld om de meest relevante cursussen op VIRO Learning te ontwikkelen en aan te bieden, of om je in te schrijven in het kader van aanmeldingen voor onze programma’s of evenementen. We kunnen deze informatie ook gebruiken voor andere doeleinden dan het specifieke project waarvoor ze is verzameld, mits die doeleinden passen binnen het algemene maatschappelijke doel van Virtual Routes: het bevorderen van onderwijs ten behoeve van het algemeen belang met betrekking tot de impact van digitale en opkomende technologieën op mondiale aangelegenheden.

Rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens: Contractuele verplichting, wanneer wij de overeenkomst moeten uitvoeren die wij met u gaan sluiten of hebben gesloten. Wanneer dit noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen (of die van een derde) en uw belangen en grondrechten niet zwaarder wegen dan die belangen.

Persoonlijke identificatiegegevens, contactgegevens, kenmerken en online identificatiegegevens

Hoe we aan deze gegevens komen: Deze gegevens kunnen ook worden verzameld via andere interacties met Virtual Routes (bijvoorbeeld door contact met ons op te nemen via onze website of ons e-mailadres, of door u in te schrijven voor deelname aan een online-evenement).

Waarom we deze gegevens gebruiken: We gebruiken deze gegevens om vragen te beantwoorden, evenementen te organiseren en statistieken en feedback van deelnemers over evenementen te verzamelen. Daarnaast gebruiken we deze informatie om onze relatie met u te onderhouden, bijvoorbeeld om u op de hoogte te brengen van wijzigingen in het privacybeleid of de gebruiksvoorwaarden.

Persoonlijke identificatiegegevens, contactgegevens, kenmerken en financiële gegevens

Hoe wij aan deze gegevens komen: Deze gegevens worden door u verstrekt om een betaling te ontvangen (bijvoorbeeld onkostendeclaraties, honoraria of betalingen voor goederen of diensten).

Waarom we deze gegevens gebruiken: We gebruiken deze informatie om leveranciers, aannemers en partners te betalen, en uiteindelijk om Virtual Routes-projecten uit te voeren. We kunnen deze informatie ook gebruiken om betalingen, vergoedingen en kosten te beheren en om aan ons verschuldigde bedragen te innen en terug te vorderen.

Openbaarmaking, opslag en overdracht van gegevens

Als u geen persoonsgegevens verstrekt

Wanneer wij op grond van de wet of op basis van de voorwaarden van een overeenkomst die wij met u hebben gesloten, persoonsgegevens moeten verzamelen, en u deze gegevens niet verstrekt wanneer daarom wordt gevraagd, is het mogelijk dat wij de overeenkomst die wij met u hebben of trachten aan te gaan, niet kunnen nakomen (bijvoorbeeld om u producten of diensten te leveren). In dat geval kunnen wij genoodzaakt zijn een product of dienst die u bij ons hebt af te sluiten, maar wij zullen u hiervan op dat moment op de hoogte stellen.

Marketing

We streven ernaar u keuzemogelijkheden te bieden met betrekking tot bepaalde vormen van gebruik van persoonsgegevens, met name op het gebied van marketing en reclame.

Links naar websites van derden

Onze website kan links bevatten naar websites, plug-ins en applicaties van derden. Als u op deze links klikt of deze verbindingen inschakelt, kunnen derden mogelijk gegevens over u verzamelen of delen. Wij hebben geen controle over deze websites van derden en zijn niet verantwoordelijk voor hun privacyverklaringen. Wanneer u onze website verlaat, raden wij u aan het privacybeleid van elke website die u bezoekt te lezen.

Openbaarmaking van uw persoonsgegevens

Externe dienstverleners waarmee wij uw gegevens kunnen delen of die mogelijk toegang hebben tot uw gegevens:

1. Overheidsinstanties en wetshandhavingsinstanties:

Het is mogelijk dat wij wettelijk verplicht zijn om uw gegevens te delen met andere organisaties, zoals overheidsinstanties of wetshandhavingsinstanties:

om te voldoen aan toepasselijke wetgeving, regelgeving, gerechtelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties;

om fraude, beveiligings- of technische problemen op te sporen, te voorkomen of anderszins aan te pakken;

onze rechten, eigendommen of veiligheid, onze gebruikers en het publiek te beschermen;

om een misdrijf te voorkomen; schade aan een ander.

2. Professionele adviseurs, waaronder advocaten, bankiers, accountants en verzekeraars:

Dit kan onder meer inhouden dat wij informatie uitwisselen met andere bedrijven en organisaties ter bescherming tegen fraude en ter voorkoming van spam en malware, indien dit wettelijk vereist is. Het kan ook betrekking hebben op derden aan wie wij delen van ons bedrijf of onze activa verkopen, overdragen of waarmee wij fuseren. (Let wel: wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.)

3. Externe beoordelaars en deskundigen

We kunnen deze informatie delen met externe deskundigen of andere organisaties om ons te helpen bij het leveren van onze diensten. Voor door Google.org gefinancierde programma’s worden alle persoonsgegevens door Virtual Routes verwijderd voordat er programma-informatie wordt gedeeld met Google of externe deskundigen, en worden er geen persoonsgegevens met Google gedeeld.

Gegevensbeveiliging

We hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan, op onbevoegde wijze worden gebruikt of geraadpleegd, gewijzigd of openbaar gemaakt. Bovendien beperken wij de toegang tot uw persoonsgegevens tot die medewerkers, vertegenwoordigers, aannemers en andere derden die deze gegevens nodig hebben voor zakelijke doeleinden. Zij zullen uw persoonsgegevens uitsluitend op onze instructies verwerken en zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht.

We hebben procedures ingesteld om eventuele vermoedelijke inbreuken op de bescherming van persoonsgegevens aan te pakken en zullen u en de betreffende toezichthoudende instantie op de hoogte stellen van een inbreuk wanneer we hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Hoe wij uw persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren uw persoonsgegevens slechts zo lang als redelijkerwijs nodig is om de doeleinden te verwezenlijken waarvoor wij ze hebben verzameld, met inbegrip van het voldoen aan eventuele wettelijke, regelgevende, fiscale, boekhoudkundige of rapportageverplichtingen. Wij kunnen uw persoonsgegevens voor een langere periode bewaren in geval van een klacht of indien wij redelijkerwijs van mening zijn dat er een kans bestaat op een rechtszaak met betrekking tot onze relatie met u.

In bepaalde gevallen zullen wij uw persoonsgegevens anonimiseren (zodat ze niet langer aan u kunnen worden gekoppeld) voor onderzoeks- of statistische doeleinden; in dat geval kunnen wij deze informatie voor onbepaalde tijd gebruiken zonder u hiervan nogmaals op de hoogte te stellen.

Gegevens van deelnemers: Wij bewaren persoonlijke identificatiegegevens, contactgegevens en kenmerken, evenals informatie over werk en opleiding die in het kader van onze projecten is verzameld, gedurende drie jaar na afloop van het project, om ervoor te zorgen dat wij kunnen voldoen aan eventuele audits, beoordelingen of andere vereisten op het gebied van monitoring en evaluatie. Daarna zullen wij uw persoonsgegevens op veilige wijze vernietigen door deze uit onze systemen te verwijderen.

Overige projectgegevens: Wij bewaren persoonlijke identificatiegegevens, contactgegevens, kenmerken en online identificatiegegevens die via andere projectgerelateerde interacties met Virtual Routes zijn gedeeld, gedurende maximaal drie jaar. Daarna zullen wij uw persoonsgegevens op veilige wijze vernietigen door deze uit onze systemen te verwijderen.

Betalingsgegevens: Wij bewaren persoonlijke identificatiegegevens, contactgegevens, kenmerken en financiële informatie die voor betalingsdoeleinden zijn verzameld, gedurende drie jaar na beëindiging van de overeenkomst of na voltooiing van de betaling. Daarna zullen wij uw persoonsgegevens op veilige wijze vernietigen door deze uit onze systemen te verwijderen.

Gegevens over online interacties: Wij bewaren persoonlijke identificatiegegevens, contactgegevens, kenmerken en online identificatiegegevens die indirect zijn verzameld via online interacties met Virtual Routes, gedurende maximaal drie jaar. Daarna zullen wij uw persoonsgegevens op veilige wijze vernietigen door deze uit onze systemen te verwijderen.

Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Wij kunnen de gegevens die wij over u verzamelen, doorgeven naar en opslaan in andere landen dan het land waar de gegevens oorspronkelijk zijn verzameld, waaronder de Verenigde Staten, Canada of andere bestemmingen buiten de Europese Economische Ruimte („EER“) en het Verenigd Koninkrijk. In die landen gelden mogelijk niet dezelfde wetten inzake gegevensbescherming als in het land waar u de gegevens hebt verstrekt.

Veel van onze externe derde partijen zijn gevestigd buiten het Verenigd Koninkrijk, waardoor de verwerking van uw persoonsgegevens door hen gepaard gaat met een doorgifte van gegevens buiten het Verenigd Koninkrijk.

Indien wij uw gegevens naar andere landen doorgeven, zullen wij deze gegevens beschermen zoals beschreven in dit privacybeleid en voldoen aan de geldende wettelijke vereisten die een passende bescherming bieden voor de doorgifte van gegevens naar landen buiten de EER en buiten het Verenigd Koninkrijk.

Telkens wanneer wij uw persoonsgegevens buiten het Verenigd Koninkrijk doorgeven, zorgen wij ervoor dat deze een vergelijkbaar beschermingsniveau genieten door ervoor te zorgen dat ten minste één van de volgende waarborgen wordt toegepast:

het land waarnaar de persoonsgegevens zullen worden doorgegeven, wordt geacht een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens te bieden (bijvoorbeeld omdat er een adequaatheidsbesluit van kracht is); of

we hebben passende waarborgen ingevoerd met betrekking tot de doorgifte; bijvoorbeeld door EU-modelcontractbepalingen te ondertekenen en aanvullende waarborgen van de ontvanger te eisen, of doordat de ontvanger zich houdt aan bindende bedrijfsregels die zijn goedgekeurd door een toezichthoudende autoriteit van de EU of het VK, of doordat wij gebruik kunnen maken van specifieke contracten die zijn goedgekeurd voor gebruik in het VK en die persoonsgegevens dezelfde bescherming bieden als in het VK.

Neem gerust contact met ons op als u meer informatie wilt over de specifieke werkwijze die wij hanteren bij de doorgifte van uw persoonsgegevens buiten het Verenigd Koninkrijk.

Rechten en klachten

Uw rechten op het gebied van gegevensbescherming

Onder bepaalde omstandigheden hebt u op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, waaronder:

Uw recht op inzage – U hebt het recht om een kopie van uw persoonsgegevens op te vragen.

Uw recht op rectificatie – U hebt het recht om ons te vragen persoonsgegevens te corrigeren die volgens u onjuist zijn. U hebt ook het recht om ons te vragen persoonsgegevens aan te vullen die volgens u onvolledig zijn.

Uw recht op verwijdering – U hebt het recht om ons onder bepaalde omstandigheden te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen.

Uw recht op beperking van de verwerking – U hebt het recht om ons onder bepaalde omstandigheden te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

Uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking – U hebt het recht om onder bepaalde omstandigheden bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Uw recht op gegevensoverdraagbaarheid – U hebt het recht om ons te verzoeken de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt onder bepaalde omstandigheden door te geven aan een andere organisatie, of aan uzelf.

Uw recht om uw toestemming in te trekken – U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. In sommige gevallen kan het langer dan een maand duren als uw verzoek bijzonder complex is of als u meerdere verzoeken hebt ingediend. In dat geval zullen wij u hiervan op de hoogte stellen en u op de hoogte houden. U kunt hiervoor contact opnemen via contact@virtual-routes.org.

Bij verzoeken vragen wij u om uw identiteit aan te tonen – dit is in overeenstemming met de richtlijnen van de ICO om te waarborgen dat het verzoek daadwerkelijk van u afkomstig is en niet van iemand die zich voor u uitgeeft, en het is een veiligheidsmaatregel om te voorkomen dat persoonsgegevens worden verstrekt aan personen die daar geen recht op hebben. Het kan ook zijn dat wij contact met u opnemen om aanvullende informatie over uw verzoek te vragen, zodat wij sneller kunnen reageren.

Als geldige identiteitsbewijzen gelden: paspoort, rijbewijs, geboorteakte, energierekening (van de afgelopen 3 maanden), het huidige kentekenbewijs of een bankafschrift (van de afgelopen 3 maanden).

We streven ernaar om binnen 30 dagen nadat we uw identiteit hebben geverifieerd op uw verzoek te reageren. Dit is in overeenstemming met de vereisten van de Data Protection Act 2018 en de Britse AVG. In sommige gevallen kan het langer dan een maand duren als uw verzoek bijzonder complex is of als u meerdere verzoeken hebt ingediend. In dat geval zullen wij u hiervan op de hoogte stellen en u op de hoogte houden.

Neem contact met ons op via contact@virtual-routes.org als u een verzoek wilt indienen.

Hoe kunt u een klacht indienen?

Mocht u vragen of opmerkingen hebben over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, neem dan contact met ons op via contact@virtual-routes.org.

U kunt ook een klacht indienen bij de ICO als u niet tevreden bent over de manier waarop wij uw gegevens gebruiken.

Het adres van de ICO:
Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Nummer van de hulplijn: 0303 123 1113 Website van de ICO: https://www.ico.org.uk

Laatst bijgewerkt: 28 april 2026